Kancelaria urzędu

Kancelaria urzędu zlokalizowana jest na wprost wejścia głównego do budynku    

Zakres zadań:

1. przyjmowanie dokumentów składanych przez interesantów do urzędu, sprawdzanie ich kompletności oraz wydawanie potwierdzenia ich wpłynięcia,
2. rejestracja korespondencji przychodzącej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów,
3. rozdział korespondencji wraz ze wstępną dekretacją przesyłek oraz dokumentów zewnętrznych na poszczególne referaty urzędu,
4. wydawanie korespondencji i przesyłek pracownikom urzędu,
5. wydawanie druków niezbędnych do załatwienia sprawy oraz udzielanie pomocy w ich wypełnianiu,
6. udzielanie informacji o strukturze organizacyjnej urzędu, jednostkach organizacyjnych gminy, a także wskazywanie pracownika merytorycznego referatu odpowiadającego za rodzaj sprawy,
7. prowadzenie zapisów mieszkańców do Burmistrza Miasta,
8. obsługa infolinii urzędu,
9. rejestrowanie ofert przetargowych wpływających do urzędu,
10. segregacja i dystrybucja prasy i czasopism do odpowiednich referatów,
11. obsługa poczty elektronicznej z adresu urzadmiasta@podkowalesna.pl (rejestracja korespondencji w elektronicznym obiegu dokumentów i przekazywanie e-maili do wydziałów merytorycznych),
12. realizacja czynności wynikających z umowy o świadczenie usług pocztowych,
13. prowadzenie rejestru obwieszczeń i ogłoszeń,
14. obsługa tablicy ogłoszeń,
15. przyjmowanie i nadawanie faksów urzędowych,
16. archiwizacja dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz prowadzenie archiwum zakładowego,