Kancelaria urzędu zlokalizowana jest na wprost wejścia głównego do budynku
Zakres zadań:
przyjmowanie dokumentów składanych przez interesantów do urzędu, sprawdzanie ich kompletności oraz wydawanie potwierdzenia ich wpłynięcia,
rejestracja korespondencji przychodzącej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów,
rozdział korespondencji wraz ze wstępną dekretacją przesyłek oraz dokumentów zewnętrznych na poszczególne referaty urzędu,
wydawanie korespondencji i przesyłek pracownikom urzędu,
wydawanie druków niezbędnych do załatwienia sprawy oraz udzielanie pomocy w ich wypełnianiu,
udzielanie informacji o strukturze organizacyjnej urzędu, jednostkach organizacyjnych gminy, a także wskazywanie pracownika merytorycznego referatu odpowiadającego za rodzaj sprawy,
prowadzenie zapisów mieszkańców do Burmistrza Miasta,
obsługa infolinii urzędu,
rejestrowanie ofert przetargowych wpływających do urzędu,
segregacja i dystrybucja prasy i czasopism do odpowiednich referatów,
obsługa poczty elektronicznej z adresu urzadmiasta@podkowalesna.pl (rejestracja korespondencji w elektronicznym obiegu dokumentów i przekazywanie e-maili do wydziałów merytorycznych),
realizacja czynności wynikających z umowy o świadczenie usług pocztowych,
prowadzenie rejestru obwieszczeń i ogłoszeń,
obsługa tablicy ogłoszeń,
przyjmowanie i nadawanie faksów urzędowych,
archiwizacja dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz prowadzenie archiwum zakładowego,
