Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich działa w celu zapewnienia obsługi funkcjonowania Burmistrza i Urzędu oraz sprawnej obsługi interesantów
Kierownik Refertatu - Małgorzata Smysło
Zakres zadań:
- w zakresie obsługi sekretariatu i kancelarii Urzędu:
- wykonywanie czynności kancelaryjno-technicznych dla Urzędu i Rady,
- obsługa techniczna spotkań i narad organizowanych przez Burmistrza,
- prawidłowe zabezpieczanie pieczęci urzędowych,
- udzielanie pełnej informacji na temat pracy Urzędu oraz udostępnianie kart usług,
- prowadzenie rejestru ogłoszeń oraz terminowe wywieszanie i przesyłanie ogłoszeń sądowych, biur notarialnych, komorników i pism urzędowych,
- prowadzenie rejestru skarg i wniosków; nadzór nad terminowym ich załatwianiem,
- w zakresie spraw organizacyjnych:
- dokonywanie zakupów inwentarza ruchomego, materiałów i pomocy biurowych oraz druków oraz prowadzenie ewidencji inwentarzowej,
- zamawianie i ewidencjonowanie kluczy oraz pieczęci urzędowych,
- zapewnienie czystości i estetyki w budynku Urzędu,
- wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu RP, wyborami prezydenckimi oraz do samorządu gminnego i referendum,
- prowadzenie archiwum Urzędu,
- prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej (BIP),
- prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,
- prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw wydanych przez Burmistrza,
- prowadzenie rejestru delegacji służbowych,
- w zakresie obsługi biura Rady:
- prowadzenie biura Rady, w tym zapewnienie obsługi administracyjnej, załatwianie wszelkich spraw kancelaryjno-technicznych związanych z obsługą Rady,
- obsługa organizacyjno-techniczna komisji i sesji Rady,
- współpraca z Wydziałem Prawnym Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego, Regionalną Izbą Obrachunkową oraz Redakcją Dziennika Urzędowego Województwa Mazowieckiego,
- prowadzenie rejestru interpelacji oraz wniosków radnych i komisji oraz kontrola terminowej ich realizacji,
- prowadzenie rejestru uchwał Rady,
- zawiadamianie radnych i zapraszanych gości o sesjach i zebraniach Komisji,
- rozsyłanie dokumentów i projektów uchwał na sesje i komisje Rady oraz rozsyłanie dokumentów z sesji do adresatów,
- ogłaszanie uchwał sesji zgodnie z sentencją uchwały,
- przygotowywanie projektów uchwał dotyczących organizacji i funkcjonowania Rady oraz w innych sprawach w zakresie uzgodnionym z przełożonym,\
- apewnianie możliwości organizacyjnych dla zebrań komisji Rady i odbywania dyżurów przez radnych,
- prowadzenie rejestru przyznanych przez Radę tytułów honorowych obywateli,
- wykonywanie zadań związanych z wyborami na ławników,
- publikowanie uchwał i protokołów z sesji,
- przekazywanie – za pośrednictwem Sekretariatu Urzędu – korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych, prtowadzenie jej ewidencji i archiwizacji,
- umieszczanie zawiadomień o sesjach i komisjach Rady na tablicach informacyjnych, na stronie internetowej miasta oraz w BIP,
- planowanie i rozliczanie wydatków związanych z obsługą Rady, w tym przygotowywanie informacji do wypłat diet radnych,
- wykonywanie poleceń służbowych Przewodniczącego Rady,
- organizowanie szkoleń dla radnych,
- w zakresie informatyzacji Urzędu:
- administrowanie i nadzór nad poprawnym działaniem sprzętu komputerowego w Urzędzie,
- instalacja programów użytkowych i zapewnienie sprawnego ich działania,
- organizowanie sieci komputerowej zgodnie z potrzebami Urzędu, rozwoju techniki oraz nadzór nad jej działaniem,
- szkolenie pracowników wykorzystujących sprzęt komputerowy w pracach Urzędu, w zakresie jego poprawnego stosowania,
- analiza potrzeb Urzędu w zakresie sprzętu i programów komputerowych, opiniowanie propozycji zakupów, prowadzenie negocjacji cenowych,
- organizowanie napraw i konserwacja sprzętu komputerowego,
- zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi sprzętu komputerowego,
- zarządzanie zabezpieczeniem systemów informatycznych w związku z ochroną danych osobowych i ochroną informacji niejawnych,
- wdrażanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie (w tym szkolenia pracowników),
- wdrażanie i koordynowanie w Urzędzie pracy elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP),
- koordynacja techniczna związana z obsługą strony internetowej Urzędu oraz Biuletynu Informacji Publicznej,
- wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych,
- koordynacja techniczna w Urzędzie realizacji dwóch projektów kluczowych Samorządu Województwa Mazowieckiego:
- „Przyspieszenie wzrostu konkurencyjności województwa mazowieckiego, przez budowanie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy poprzez stworzenie zintegrowanych baz wiedzy o Mazowszu (BW)”,
- „Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa (EA)”.
- w zakresie Ewidencji Działalności Gospodarczej:
- obsługa Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz zezwoleń przewidzianych przy prowadzeniu tej działalności,
- prowadzenie ewidencji zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
- wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i kontrola terminowości wpływu opłat za korzystanie z zezwoleń alkoholowych oraz współdziałanie z Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w tym zakresie,
- udzielanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką na obszarze Miasta,
- prowadzenie ewidencji bazy noclegowej,
- w zakresie spraw obywatelskich:
- realizowanie zadań wynikających z ustawy o ewidencji ludności z ustawy o dowodach osobistych,
- udostępnianie danych osobowych ze rejestru mieszkańców, rejestru PESEL, rejestru dowodów osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi,
- wykonanie zadań związanych z wyborami do Rad Gmin, Sejmu i Senatu, Parlamentu Europejskiego, wyborów na Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej oraz Referendum,
- prowadzenie stałego rejestru wyborców,
- wydawanie zezwoleń na organizowanie imprez masowych,
- organizacja kwalifikacji wojskowej,
- w zakresie ochrony zdrowia:
- prowadzenie zagadnień dotyczących ochrony zdrowia i programów zdrowotnych,
- w zakresie kultury:
- prowadzenie rejestru instytucji kultury,
- w zakresie prowadzenia spraw kadrowych pracowników Urzędu:
- prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- przygotowywanie umów o pracę, porozumień zmieniających, wypowiedzeń, świadectw pracy i innych,
- rozliczanie urlopów wypoczynkowych,
- prowadzenie ewidencji czasu pracy,
- prowadzenie spraw związanych z naborem na wolne stanowiska pracy w Urzędzie,
- prowadzenie spraw związanych z służbą przygotowawczą,
- koordynacja spraw związanych z ocenami pracowniczymi,
- przygotowywanie projektów regulaminów i zarządzeń z zakresu spraw pracowniczych,
- prowadzenie rejestru szkoleń i spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników.
